État civil
&
Cimetières
Le Service État Civil vous renseigne et vous aide dans tous les événements importants de la vie avec professionnalisme et discrétion.
Le Service Cimetières gère l’ensemble des 8 cimetières de l’entité et vous renseigne sur l’achat et/ou le renouvellement d’une concession, d’un caveau ou d’un columbarium.
Délivrance d'actes de l'Etat Civil
Nouvelles mesures
Le 1er janvier 2025 est entré en vigueur le nouvel article 29 de l’ancien Code civil. Cet article limite désormais la délivrance des actes de l’Etat Civil et distingue deux catégories d’actes.
- Les actes publics, qui peuvent être remis à toute personne qui en fait la demande. Il s’agit :
- Des extraits d’actes de décès
- Des copies littérales d’actes de décès établis après le 31/03/2019
- Des copies littérales d’actes de décès établis avant le 31/03/2019 et de plus de 75 ans
- Des extraits et copies littérales d’actes de mariages de plus de 75 ans
- Des extraits et copies littérales d’actes de naissance de plus de 100 ans
- Les actes non publics, qui ne peuvent être remis qu’à la personne concernée ou à son représentant légal. Il s’agit :
- Des copies littérales d’actes de décès établis avant le 31/03/2019 et de moins de 75 ans
- Des extraits et copies littérales d’actes de mariages de moins de 75 ans
- Des extraits et copies littérales d’actes de naissance de moins de 100 ans
L’époux/épouse, le cohabitant légal, les ascendants/descendants au 1er degré et les héritiers peuvent également demander un extrait ou une copie d’acte non public à condition de prouver un intérêt légitime.
L’arrêté royal du 11 novembre 2024 fixe la liste exhaustive de ces intérêts :
- Établissement d’un acte d’état civil à l’étranger
- Procédures judiciaires concernant l’état de la personne à l’étranger
- Enregistrement auprès d’une instance de sécurité sociale étrangère ou autre autorité étrangère
- Justification d’une parenté en vue d’un voyage
- Établir un acte notarié, un achat ou vente d’un bien immobilier à l’étranger
- Succession
- Recherche d’un emploi à l’étranger
- Demande d’un passeport, carte d’identité, permis de conduire étrangers
- Recherche de ses testateurs ou héritiers
- Mandat privé de la personne concernée
Demande d’extraits et/ou copies d’actes
Pour toute demande vous concernant, il faudra fournir une copie de votre carte d’identité.
Pour toute demande concernant une autre personne, il faudra fournir :
- Une copie de votre titre d’identité
- La preuve de la relation avec l’intéressé(e)
- Le destinataire de l’acte demandé
- La preuve de l’intérêt légitime
NAISSANCE
La reconnaissance d’un enfant
La reconnaissance est un acte authentique par lequel une personne fait savoir qu’un lien de paternité ou de maternité existe entre elle et un enfant.
Cette procédure est soumise au droit de l’Etat dont le parent a la nationalité au moment de la reconnaissance.
La reconnaissance se fait auprès de l’Officier de l’état civil de la commune de résidence.
La présence des 2 parents est obligatoire, ainsi qu’un certificat médical original attestant de la grossesse et qui mentionne la date présumée de l’accouchement rédigé par un médecin ou une sage-femme.
TOUJOURS avec le consentement de la mère, la reconnaissance peut avoir lieu :
1 | Avant la naissance : reconnaissance pré-natale
La loi ne prévoit pas de durée minimum de grossesse.
2 | Lors de la déclaration de naissance (dans la commune de naissance de l’enfant)
3 | Après la naissance : Reconnaissance post-natale
Dans la plupart des cas, il n’y a pas de limite de temps.
Si l’enfant a atteint l’âge de 12 ans, le parent à l’égard duquel la filiation est établie et l’enfant doivent tous les deux donner leur autorisation.
Pour les parents de nationalité étrangère :
Veuillez vous adresser au Service Etat civil.
MARIAGE
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Le mariage est une institution unissant deux personnes de sexe opposé ou de même sexe.
Les futurs époux doivent être âgés d’au moins 18 ans.
Le mariage doit être célébré dans la commune dans laquelle la déclaration de mariage a été signée. C’est-à-dire, dans la commune du domicile de l’un des futurs époux.
Le mariage modifie l’Etat Civil des deux personnes.
Le mariage civil doit toujours précéder le mariage religieux.
Depuis le 01/07/2010, la présence de témoins n’est plus obligatoire. Toutefois, les futurs époux peuvent toujours en choisir. Leur nombre est limité à maximum 4 et ils doivent être âgés de 18 ans au moins.
Les réservations peuvent être prises maximum 2 ans avant la date choisie et ne seront définitives qu’après réception de la redevance.
Si vous souhaitez modifier la date ou l’heure merci de reprendre contact avec le service Etat civil.
Veuillez noter qu’en cas d’annulation, la redevance ne sera pas remboursée.
Le mariage peut être célébré tous les jours de la semaine entre 10h00 et 15h30, le samedi à partir de 9h30 jusqu’à 11h30 à intervalle d’1/2 heure.
Le 2ème samedi du mois d’avril à octobre de 13h00 à 15h30 (dans l’ordre des réservations à intervalle d’1/2 heure).
La date de mariage est fixée par les futurs époux – hormis les jours fériés ou de fermeture de l’administration communale – l’heure de la cérémonie par l’Officier de l’Etat Civil en fonction du planning.
Différents documents sont nécessaires pour l’établissement de la déclaration de mariage conformément à l’article 64 du Code Civil.
Les futurs époux sont belges
Tous les actes d’état civils établis en Belgique ainsi que tous les documents du registre de la population sont collectés par le Service Etat civil.
Documents à fournir pour la signature de la déclaration de mariage :
- Carte d’identité
- Formulaire mariage complété (qui vous sera transmis par mail, au plus tard 2 mois avant la date de la cérémonie, en même temps que la convocation pour la signature de cette déclaration)
Prix : 50,00 € (par Bancontact uniquement)
150,00 € pour les mariages célébrés le samedi après-midi.
Les futurs époux ou un des futurs époux sont étrangers
S’adresser au service.
COHABITATION LEGALE
Par «cohabitation légale»,
il y a lieu d’entendre la situation de vie commune de deux personnes ayant fait une déclaration au sens de l’article 1476 du Code Civil.
Les articles 1475 à 1479 du Code Civil régissent la cohabitation légale, ils peuvent être téléchargés ici.
Pour plus de renseignements : auprès d’un notaire ou www.notaire.be
Pour pouvoir faire une déclaration de cohabitation légale, les deux parties doivent satisfaire aux conditions suivantes :
- Etre domiciliées ensemble sur une des communes de l’entité.
- Ne pas être liées par un mariage ou par une autre cohabitation légale.
- Etre capable de contracter conformément aux articles 1123 et 1124 du Code Civil.
La présence des deux parties est requise pour la déclaration de cohabitation légale.
Documents à présenter :
- Pour les Belges : la carte d’identité.
- Pour les ressortissants étrangers : prendre contact avec le service.
La cohabitation légale ne modifie pas l’Etat Civil des deux personnes.
Cessation de cohabitation légale
La cohabitation légale prend fin dans les cas suivants :
- Pour cause de décès d’un des cohabitants;
- Pour cause de mariage d’un des cohabitants;
- Par déclaration de cessation :
- Déclaration de cessation de commun accord devant l’Officier de l’état civil du domicile d’une des parties. La présence des deux parties est requise.
- Déclaration de cessation unilatérale devant l’Officier de l’Etat civil de la commune de la partie qui fait la déclaration. La déclaration de cessation unilatérale de cohabitation légale implique une signification par exploit d’huissier de justice à l’autre partie. Les frais de la signification sont intégralement à la charge du requérant.
Frais de dossier : 20 €
Frais d’huissier : 250 €
DECES
La déclaration de décès
En général, c’est l’entrepreneur de pompes funèbres qui se charge de la déclaration de décès et de toutes les démarches administratives auprès du Service Etat civil de la commune où est survenu ce décès.
L’acte de décès y est dressé et inscrit dans les registres de la BAEC – La Banque de données des actes de l’Etat Civil.
ACQUISITION DE LA NATIONALITE BELGE
Déclaration d’acquisition de la nationalité belge
La déclaration de nationalité est introduite par le candidat auprès de sa commune de résidence.
Différents documents sont nécessaires pour la constitution du dossier de demande d’acquisition de la nationalité en fonction de la situation de la personne.
Nous vous invitons à prendre contact avec le service afin de vous aider à la constitution de votre dossier de demande.
Redevance dossier : 30 €
Pour plus d’infos : lien vers le site du SPF Justice
RECHERCHES GENEALOGIQUES
Une demande écrite doit être adressée au Collège communal.
Conformément à l’article 45 du Code civil, seule la personne que l’acte concerne, son conjoint ou son conjoint survivant, son représentant légal, ses ascendants, ses descendants, ses héritiers […] peuvent obtenir une copie conforme d’un acte de l’état civil datant de moins de cent ans, ou un extrait de cet acte mentionnant la filiation des personnes que l’acte concerne. Vous devez, par conséquent, attester de ce lien de parenté.
Comme le prévoit l’article 3 – point 10 de notre règlement redevance communale sur la délivrance de documents administratifs – exercices 2015 à 2019, arrêté par le Conseil communal du 24 novembre 2014, ces recherches sont facturées au tarif de 30,00 € par heure entamée et 5,00€ par copie d’acte délivrée.
C’est pourquoi nous vous demandons, lors de votre demande, de nous fournir un maximum d’informations sur les personnes :
- Noms et prénoms.
- Commune où a eu lieu l’événement.
- L’année de naissance / mariage / décès.
Dans ce cadre, nous vous conseillons également de vous rendre aux archives de l’Etat à Mons. Vous pourrez y obtenir des informations plus précises, notamment sur les dates et lieux.
CIMETIERES
Le Service gère les 8 cimetières de l’entité
Missions et compétences du Service Cimetières :
- L’achat et le renouvellement de concessions, caveaux, loges de columbarium.
- Les concessions sont accordées par le Collège communal aux personnes qui introduisent une demande écrite et qui satisfont aux conditions d’octroi.
Qu’entend-on par concession, quelle est la superficie, pour quelle durée … ?
Le règlement communal en matière de funérailles et de sépultures du 15/04/2019 fixe la durée des concessions de terrain et les modalités de renouvellement.
Vous trouverez ci-dessous les informations concernant les différentes redevances communales :
- Concessions de sépultures
- Inhumations
- Utilisation de caveaux d’attente
- Ouverture de caveaux
- Plaque pour stèle mémorielle
Pelouses de dispersion et stèles commémoratives
Des stèles commémoratives ont été placées dans les différents cimetières de l’entité, aux abords des pelouses de dispersion des cendres.
A la demande du défunt ou de la personne qualifiée pour pourvoir aux funérailles, une plaque commémorative peut y être apposée.
La plaque, qui reprend les nom, prénom et date de décès du défunt, est obligatoirement fournie par la commune, contre paiement du prix, conformément au règlement-redevance adopté par le Conseil communal du 12/11/2019. La pose est réalisée par le responsable des cimetières.
Pour rappel, les dépôts de fleurs ou de tout autre objet sur ces pelouses sont interdits. Toutefois, des emplacements en bordure des pelouses sont prévus à cet effet.
En vertu de l’article repris ci-dessous, merci de ne pas empiéter sur les allées.
« Aucune occupation de terrain, permanente ou provisoire, n’est admise en dehors des limites du terrain concédé, ni pour des plantations, ni pour des seuils, ni pour des vases ou jardinières, ni pour tout autre objet ou signe indicatif de sépulture ».
Article 117 du Règlement « Funérailles et sépultures » du 20/06/2016.
Achat ou renouvellement de concession, caveau, columbarium, plaque commémorative
Nous vous invitons à vous présenter au Service Etat-civil pour y compléter les formulaires.
Attention : l’achat ou le renouvellement sont payables par Bancontact uniquement.
L’accès en voiture dans l’enceinte des cimetières de l’entité est interdit.
Pour les personnes dont le degré d’incapacité le requiert, une autorisation sera délivrée par le Bourgmestre, sur demande écrite, accompagnée d’un certificat médical.
DERNIERES VOLONTES
TOUTE PERSONNE PEUT, DE SON VIVANT, INFORMER DE SON PLEIN GRÉ SA COMMUNE DE SES DERNIÈRES VOLONTÉS QUANT AU MODE DE SÉPULTURE OU DE DESTINATION DES CENDRES.
Afin d’éviter à vos proches des situations conflictuelles ou des questionnements inutiles, toute personne peut, de son vivant, informer de son plein gré et par écrit, sa commune de ses dernières volontés quant au mode de sépulture ou de destination des cendres après la crémation le cas échéant, du rite confessionnel ou non qu’elle souhaite pour ses funérailles.
L’administration communale procède alors à l’enregistrement de ces informations dans le Registre national des personnes physiques.
La déclaration peut mentionner l’existence d’un contrat Obsèques. Dans ce cas, veuillez vous munir du numéro du contrat, la date de souscription ainsi que la dénomination de l’entreprise avec laquelle le contrat est conclu, la référence du contrat et le numéro de Banque-Carrefour de l’entreprise émettrice du contrat.
Tout déclarant peut toujours modifier ou retirer ses dernières volontés.
Cette déclaration offre la meilleure sécurité pour le respect des dernières volontés lors du décès.
Aucune personne, même un conjoint, enfant ou parent, ne peut s’opposer à la volonté exprimée par le défunt dans cette déclaration enregistrée.
Si une personne décède sans avoir déclaré ses dernières volontés, le choix des funérailles incombe à la personne qualifiée pour pourvoir aux funérailles.
L’administration communale procède alors à l’enregistrement de ces informations dans le Registre National des personnes physiques.
Un accusé de réception de cette déclaration est remis au déclarant.
Remarque : si vous souhaitez venir enregistrer vos dernières volontés auprès du Service Population, veuillez vous munir :
De votre carte d’identité.
De votre contrat d’obsèques si vous en avez souscrit un.
Contacter le Service Etat civil & Cimetières
etatcivil@pontacelles.be
071 84 90 56
ou
071 84 90 97